Hoe ziet een moderne polikliniek eruit?

Samen met de senior adviseurs van Twynstra Gudde kunnen de jonge adviseurs van Adviestalent u helpen bij het begeleiden en inrichten van uw polikliniek en het opzetten van een PDCA-cyclus.

De zorg is voortdurend in beweging. Naast dat er een verschuiving plaatsvindt van klinische behandelingen naar meer poliklinische behandelingen speelt ook de digitalisering hierin een grote rol. Consulten op afstand worden mondjesmaat ingevoerd, waar mogelijk over een aantal jaren een substantieel deel van de patiënten vanuit de ‘huiskamer’ contact heeft met de behandelend specialist/professional. Daarnaast werken nu nog maar een klein aantal ziekenhuizen met een patiëntenportaal, waar dit in de toekomst volledig geïntegreerd zal zijn in het zorgproces. Deze ontwikkelingen vragen om een flexibele polikliniek zodat eenvoudig op- en afgeschaald kan worden. Daarom werken veel ziekenhuizen aan een toekomstbestendige polikliniek.

Patiënt centraal

In de polikliniek van de toekomst staat de patiënt écht centraal. Patiënten kunnen zelf vanuit huis een afspraak plannen en hebben via het zorgportaal inzicht in hun eigen dossier. Wanneer de patiënt vervolgens in het ziekenhuis komt meldt deze zichzelf aan door gebruik te maken van bijvoorbeeld aanmeldzuilen of in de toekomst zelfs nog meer geavanceerdere techniek. De aanmeldzuil of app op de telefoon vertelt de patiënt vervolgens waar de afspraak precies zal plaatsvinden in het ziekenhuis en de verwachte tijd van het bezoek, inclusief wachttijd. Ook oproepsystemen vanuit de poli daar waar uitloop is in het spreekuur behoren al tot de mogelijkheden. Eigen regie in planning en goede communicatie wanneer de patiënt in het ziekenhuis is zijn essentieel. Uitgangspunt is dat wat niet op ziekenhuislocatie hoeft, niet meer wordt gedaan en vervangen wordt door digitale consulten en/of nabij de patiënt.

Binnen het ontwikkelen van nieuwe poliklinieken en werkwijzen is er toenemende aandacht voor privacy van de patiënt. Bij de inrichting wordt daarin rekening gehouden met algemene wachtruimten en specifieke ruimten en ruimten voor afspraken en persoonlijk contact.

Flexibele inrichting van de polikliniek

In de polikliniek van de toekomst wordt efficiënt gebruik gemaakt van het ruimtegebruik. Dit betekent dat spreekkamers uniform zijn ingericht waardoor ze door meerdere specialismen te gebruiken zijn. Artsen gebruiken hun spreekkamer echt alleen voor patiëntencontact, de administratieve handelingen worden uitgevoerd op de speciaal hiervoor ingerichte backoffice.  Wanneer een patiënt tijdens een afspraak meerdere medisch specialisten moet zien blijft de patiënt in dezelfde ruimte en zullen de specialisten wisselen tussen de spreekkamers. Voor ‘specials’ die afwijkende ruimten nodig hebben vanwege apparatuur, wordt dit zo veel mogelijk in veelvoud van de standaard oppervlakte ontworpen om flexibiliteit te behouden wanneer deze omgebouwd moeten worden naar algemene spreek/onderzoekskamers. Het centreren van specials op een aparte vleugel of aan de randen van de polikliniekomgeving geeft mogelijkheden om op- en af te schalen.  Naast huisvesting is het inrichten van een goede ICT-infrastructuur essentieel om het werkproces te ondersteunen.

Om maximale benuttig van de poliruimten te realiseren wordt ook steeds meer ingezet op ruimere openingstijden. In haar werk heeft Ria ervaren dat het van belang is dat aanpalende functies en afdelingen dan ook ruimer open zijn, zodat benodigde services als bijvoorbeeld bloedprikken of een röntgen ook gefaciliteerd kunnen worden. De patiënt heeft zoveel als mogelijk de afspraken aansluitend gepland op eenzelfde dag.

Belangrijkste opdracht in deze is het afstemmen van capaciteiten en processen om zo optimaal mogelijk de polikliniekruimten te benutten.

Andere manieren van werken

Om de polikliniek toekomstbestendig te maken is het allereerst belangrijk om inzicht te hebben in de lopende en gewenste processen. De huidige processen zijn het uitgangspunt voor het inrichten van de nieuwe polikliniek. Het weergeven van deze processen geeft inzicht in de mogelijke ruimte om te optimaliseren. Daarna zijn de gewenste processen de basis voor de inrichting van de polikliniek. Wat zijn de stappen die een patiënt moet doorlopen voorafgaand en na afloop van zijn/haar afspraak en waar vinden deze plaats? Moet dit op een fysieke plek in het ziekenhuis plaatsvinden of kan dit ook vanuit huis?

Naast het inzicht in processen komt er ook een veranderkundige component kijken bij het inrichten van de polikliniek van de toekomst. Er wordt veel gevraagd van zorgprofessionals als het gaat om werkwijzen en flexibiliteit. Waar zorgprofessionals nu gewend zijn om een eigen kamer te hebben in het ziekenhuis waar zij patiënten zien en hier ook de consulten kunnen uitwerken, moeten zij dit in de polikliniek van de toekomst loslaten. Het is daarom belangrijk om oog te hebben voor de professional en deze zo goed mogelijk te ondersteunen in het proces. De uitdaging ligt volgens Ria in het samen met de professional kijken naar wat hen kan helpen en wat hen hindert om de benodigde stappen te maken.

Leiderschap bij verandering

Het bewerkstellingen van een cultuuromslag in denken, processen en werkwijzen vraagt aandacht voor deze transitie. Het creëren van draagvlak, betrokkenheid en verandervermogen zijn essentieel. Dit vraagt leiderschap om de verandering vorm te geven en toe te werken naar nieuwe toekomstgerichte manieren die passen bij de zorgverlening van de toekomst. Uitgangspunt is daarin altijd de patiënt!

Wat brengt een nieuwe poli?

Naast de al eerder benoemde optimalisering van het ruimtegebruik levert de polikliniek van de toekomst ook andere voordelen op. Zo krijgt de patiënt meer de regie over haar eigen zorgproces en zal daarmee mogelijk de patiënttevredenheid stijgen. Ook zal er meer gevraagd worden om integraal capaciteitsmanagement goed in te zetten wat een betere afstemming tussen afdelingen binnen het ziekenhuis oplevert. Dit in combinatie met het optimaal benutten van kennis en kunde van professionals (denk aan front/backoffice) verhoogt de efficiency in processen wat een lagere foutenlast met zich mee brengt.

Hoe blijven we ontwikkelen

In het schetsen van een beeld van de toekomstige poli zijn wij ons gaan realiseren dat er geen ‘statisch’ eindplaatje te maken is. De polikliniek zal zich moeten blijven ontwikkelen om aan te blijven sluiten bij de klantvraag/behoefte en de (technologische) ontwikkelingen. Het spreekt voor zich dat het betrekken van de patiënten in behoefteformulering hierbij van grote waarde is. Door met elkaar een Plan-Do-Check-Act cyclus in te richten blijf je met elkaar scherp op de aanstaande ontwikkelingen in het zorglandschap en zorg je dat je hier ook tijdig op in kan spelen mocht dit nodig zijn.

Wat kan Adviestalent hierin voor u betekenen

Samen met de senior adviseurs van Twynstra Gudde kunnen de jonge adviseurs van Adviestalent u helpen bij het begeleiden en inrichten van uw polikliniek en het opzetten van een PDCA-cyclus.  Daarnaast kunt u ons ook benaderen voor kleinere onderzoeksopdrachten zoals bijvoorbeeld het ophalen van patiëntbehoeftes en het in kaart brengen van zorgpaden. Daar lopen wij warm voor!

Op zoek naar talent? Of je talent ontwikkelen?

Vind Talent Werken bij